بحث عن مهارات الاتصال الاداري << بحثين بموضوع واحد

ينقسم الموضوع الى بحثين وهي

الاول

الإتصال الإداري الفعّال


* مفهوم العملية الإدارية

يرتبط مفهوم العملية الإدارية بأهميتها ودورها حيث أنها تمثل النشاط الرئيسي للإداريين وتعرف بأنها مجموعة من الأنشطة أو الوظائف التي يمارسها أي إداري لتحقيق أهداف المؤسسة التي ينتمي إليها
أما الإدارة فيمكن تعريفها بأنها : العلم والفن الذي يسعى لتحقيق أهداف المؤسسة بأفضل الوسائل وبأقل التكاليف في الوقت المناسب من خلال الاستخدام الأمثل للإمكانيات المتاحة والتي تشمل الإمكانيات البشرية والمادية والمالية للمؤسسة وهي المعرفة الدقيقة لما تريد من الأفراد أن يعملوه ثم التأكد من أنهم يقومون بعمله بأحسن طريقة
العملية الإدارية من وجهة نظرية النظم تنقسم إلى :
1- المدخلات : وهي كل ما يدخل في النظام من طاقة يتم استغلالها عن طريق الإدارة لتحقيق أهداف النظام وتتخذ المدخلات عدة أشكال منها القوى البشرية والمواد والمعدات والأجهزة والبيانات والمعلومات والأفكار والأموال وغيرها
2- العمليات والإجراءات : وهي النشاطات والأعمال التي تمارسها المؤسسة في استغلال مواردها المختلفة وتحويلها إلى مخرجات بشكل سلع أو خدمات
3- المخرجات : وهي ما ينتجه النظام سواء على شكل سلع أو خدمات , وهي نتيجة العمليات التي تم بواسطتها استغلال موارد المؤسسة (المدخلات)
4- التغذية الراجعة : وهي المعلومات التي يتلقاها النظام عن البيئة المحيطة به وما يحدث فيها من تغيرات وكذلك آثار وانعكاسات منتجات المؤسسة على البيئة ودرجة تقبل البيئة لها ويتم على ضوء هذه المعلومات تقييم فعالية المؤسسة ككل وإجراء التعديلات اللازمة على بعض مكوناتها إذ لزم الأمر , فالعملية الإدارية كنظام تتصف بأنها تشكل دورة نشاط متكاملة تتعاقب وظائفها وتتصل ببعضها البعض


عناصر (وظائف) الإدارة :
1- التخطيط
2- التنظيم
3- التوظيف
4- القيادة : الإشراف والتوجيه
5- التنسيق
6- اتخاذ القرارات
7- الاتصال

الاتصال :
يعرف الاتصال بأنه : تبادل للمعلومات والحقائق والمعاني والمشاعر بين جهة وأخرى لإنجاز عمل أو اتخاذ قرار أو تغيير سلوك , وهو فن إيجاد وإشاعة التفاهم بين الأشخاص سواء على مستوى الأفراد أو الجماعات
على المستوى الشخصي لا يستطيع الفرد أن يعيش بمعزل عن المجتمع فحتى يشبع رغباته علية الاتصال مع الناس وغالبا ما يعتمد نجاح الفرد على قدرته على الاتصال
وفي المؤسسات تشكل عملية الاتصال جوهر وأساس العمليات والوظائف وعن طريقها ترتبط أجزاء وأقسام المؤسسة ببعضها البعض ويتحقق التكامل في أعمالها إذ لا يمكن لجزء أن يعمل بمعزل عن بقية الأجزاء
ونظام الاتصال الفعّال في المؤسسة يقود ويساعد إلى حد كبير في اتخاذ القرارات الإدارية الصائبة حيث أن نجاح عملية اتخاذ القرارات تعتمد إلى حد كبير على دقة المعلومات اللازمة وإمكانية الحصول عليها في الوقت المناسب وهو ما يوفره الاتصال الفعّال

عناصر عملية الاتصال :-
- المرسل : الجهة الراغبة في إيصال المعلومات
- الرسالة : المعلومات المراد إيصالها
- الوسيلة : الطريقة التي يختارها المرسل لإيصال المعلومات
- المستقبل : الجهة التي تستلم المعلومات
- التغذية الراجعة : رد فعل المستقبل الذي يبين مدى فهمه للرسالة وتفاعله معها
- التشويش : أية عوامل داخلية أو خارجية تقلل من دقة الاتصال أو تعيقه

مراحل عملية الاتصال :-
- إدراك الرسالة : يتخذ المرسل قراره بإرسال الرسالة قد ينتج ذلك عن حاجة
فكرة ، أي مؤثر آخر
- الترميز : يحول المرسل أفكاره إلى اللغة أو الرموز المناسبة : كلمات ، رسالة
تقرير ، صورة ، ….الخ
- اختيار وسيلة الاتصال : مكتوبة ، شفوية ، مرئية
- فك رموز الرسالة من قبل المستقبل عبر تحويلها إلى معاني مفهومة بالنسبة له
- ترجمة وتفسير وإدراك فحوى الرسالة من قبل المستقبل
- تزويد المرسل بالتغذية الراجعة من قبل المستقبل والتي تبين مدى فهمه للرسالة وتفاعله مع مضمونها


عوامل نجاح عملية الاتصال

*** عوامل تتعلق بالمرسل
- استخدام اللغة والمفردات التي تلبي احتياجات الموقف
- عندما تحول رسالتك إلى رموز أحرص على جعل رسالتك مترابطة ومتسلسلة منطقيا
- اختر الوسيلة الأكثر ملائمة للموقف
- تأكد من كون رسالتك : واضحة ، كاملة , مختصرة ، لطيفة ، صحيحة
- تجنب التجريح
- احرص على حصول عملية تغذية راجعة مع المستقبل




*** عوامل تتعلق بالمستقبل

- أعط الرسالة الواردة إليك الاهتمام والانتباه الكافي
- كن إيجابيا وساعد المرسل على نقل رسالته
- تأكد أنك استوعبت الرسالة ، أطلب من المرسل إعادتها إذا لزم الأمر
- أعط المرسل التغذية الراجعة الكافية له
- إذا كانت الرسالة تتطلب اتخاذ إجراء ما ، نفذه بسرعة ، لا تتردد بالرجوع إلى المرسل كلما احتجت إلى ذلك


معوقات عملية الاتصال

يقصد بمعوقات الاتصال كافة المتغيرات التي تمنع عملية تبادل المعلومات أو تؤخر إرسالها أو استقبالها أو تشوه معانيها ، ومن معوقات الاتصال ما يلي :
- عدم استخدام المرسل اللغة أو الرموز التي تتناسب مع متطلبات الموقف
- عدم وجود ترابط منطقي في الرسالة
- عدم اختيار وسيلة الاتصال المناسبة
- عدم توافر الوضوح ، الدقة ، الشمول ، اللطف في الرسالة
- تعالي المرسل على المستقبل
- عدم الحصول على تغذية راجعة من المستقبل تبين مدى فهمه الرسالة
- عدم اهتمام المستقبل بالرسالة أو عدم انتباهه لها
- الحالة النفسية السيئة لدى أي من المرسل أو المستقبل
- عدم تعاون المستقبل مع المرسل


أنواع الاتصالات الإدارية

*** الاتصالات الرسمية : وهي ذلك النظام من الاتصالات الذي يخضع لقواعد وإجراءات محددة رسمياً ومثبتة بصورة مكتوبة ، وفيه تتدفق المعلومات في المؤسسة بما يتماشى والتوزيع الرسمي للسلطات والاختصاصات الوظيفية ويقسم لثلاث أنواع هي :
- اتصالات هابطة : من الرؤساء إلى المرؤوسين تكون عادة على شكل أوامر ، تعليمات ، قرارات …الخ
- اتصالات صاعدة : من المرؤوسين إلى الرؤساء تكون على شكل شكاوى ، اقتراحات ، تقارير …الخ
- اتصالات أفقية : بين الموظفين من نفس المستوى الوظيفي تكون لغايات التنسيق والتعاون

*** الاتصالات غير الرسمية : وهي التي تتم خارج القنوات الرسمية المحددة للاتصال وبين مستويات مختلفة متخطية خطوط السلطة الرسمية , ولا يحدث الاتصال غير الرسمي داخل التنظيم فقط بل يتعداه إلى خارج التنظيم إذ تتفاعل إدارات التنظيمات مع التنظيمات الأخرى من خلال اللقاءات غير الرسمية والحفلات والمناسبات الاجتماعية …الخ


مهارات الاتصال

يقضي الموظفون معظم وقت عملهم في الاتصال ما بين متحدثين أو كاتبين أو قارئين أو منصتين وفي كل الأحوال مفكرين ، ومن هنا تنبع أهمية تطوير مهارات الاتصال لدى الموظفين وذلك من أجل تطوير سلوكهم في العمل ولعل من أهم هذه المهارات :
1- مهارة التحدث :
- التعرف الجيد على الأشخاص الذين نتحدث إليهم من حيث مستواهم الإداري والوظيفي والعمر والمستوى العلمي والثقافي وظروفهم النفسية والاجتماعية ودوافعهم واحتياجاتهم
- الاهتمام والتركيز على محتوى الحديث من خلال الحصول على معلومات كافية وصادقة عن الموضوع المنوي التحدث عنه ومراعاة التسلسل المنطقي للأفكار وأن يكون محتوى الحديث متناسبا مع مستوى المستمع
- استخدام مستوى الصوت المناسب عند التحدث من خلال عدم التحدث بصوت مرتفع عندما لا يتطلب الموقف ذلك ، والتنويع في نغمة الصوت وفي سرعة الإلقاء والتوقف والاستراحات بين الجمل والكلمات واعتماد التركيز والتأكيد على الكلمات المهمة في الحديث واللفظ الجيد لجميع الحروف ووضوح الصوت
- تجنب اللزمات اللفظية واللزمات الحركية وهي عبارة عن كلمات أو حركات تلازم الفرد أثناء حديثه ويكررها دون داع ومن أمثلة اللزمات اللفظية ( شايف كيف , ماشي ، على فكرة ، هدا شو اسمه …الخ ) ومن الأمثلة على اللزمات الحركية ( حركة اليدين بعصبية , حركات الرأس , تبادل الإتكاء على إحدى القدمين …الخ ) وتؤدي هذه اللزمات في حال تكرارها إلى انصراف المستمعين عن المتحدث وفحوى حديثه وتشتت إنصاتهم حيث يتوجهون لمتابعة تلك اللزمات وقد يسخرون منها
- وضع المتحدث للمستمعين نصب عينيه وذلك بهدف معرفة أثر حديثه عليهم ومدى استيعابهم له وهل اقتنعوا به وتشجيعهم على طرح الأسئلة في حالة غموض أية فكرة
- إظهار قدر من الانفعالات المناسبة للحديث وذلك لإظهار نوع من التفاعل والتجاوب مع المستمع وتحقيق المشاركة الانفعالية
- تجنب بعض أخطاء الحديث المزعجة كالتعالي من قبل المتحدث على المستمعين أو الإكثار من كلمة أنا أو التعصب للرأي أو تركيز نظر المتحدث على شخص واحد دون غيره

2- مهارة الكتابة
- تجنب الأخطاء النحوية والإملائية من خلال الرجوع إلى كتب اللغة أو حضور الدورات المتخصصة في هذا المجال والإكثار من الكتابة والمطالعة
- التعبير عن المعنى المقصود بالعدد المناسب من الكلمات عبر توفير عنصري الشمول والاختصار في الموضوع المكتوب
- الاهتمام بعلامات الترقيم
- عدم البدء بالكتابة إلا بعد الحصول على جميع المعلومات والحقائق المتعلقة بالموضوع
- استخدام الكلمات والمصطلحات اللغوية محددة المعنى والتي لا تحتمل أكثر من تفسير
- التسلسل المنطقي للمعلومات
- القراءة والمطالعة الدائمة مما يؤدي إلى اكتساب مهارات وأساليب كتابية فعّالة

3- مهارة القراءة : من العوامل المؤثرة في سرعة القراءة بالنسبة للعاملين ما يلي :
- الذكاء حيث يتوقف فهم الشخص لما يقرأ إلى حد كبير على مستوى ذكائه وتتم زيادة الذكاء من خلال التحفيز المستمر للعقل وزيادة المهارات وصقل التجارب والتدريب المستمر
- الخبرة حيث تؤدي خبرة الفرد بالمادة المكتوبة إلى سهولة قراءتها واستيعابها
- الحالة النفسية للقارئ فالقراءة تحتاج إلى هدوء نفسي من أجل التركيز حيث تعتبر الإضطرابات النفسية والانفعالية من أكبر معيقات القراءة
- الدافع للقراءة : كلما وجدت الرغبة زادت القدرة على القراءة
- أسلوب القراءة فأسلوب القراءة السليم يوصل إلى القراءة السريعة المقرونة بالفهم ومن ذلك التركيز على المعنى وليس على الأحرف والكلمات
- حالة العين والإبصار بالنسبة للعاملين

4- مهارة الإنصات والإصغاء : وهي المهارة التي تعتمد على قدرة الانتقال عبر مستويات الإصغاء الثلاثة ومن السطحي إلى اليقظ ومن ثم إلى المركز ويتم ذلك من خلال وضع نفسك مكان المتكلم ومحاولة معرفة أفكاره ومشاعره والتركيز فيما يقوله ثم إخضاعه لما تمتلك من معلومات ومهارات وخبرات ثم التحليل على ضوء ذلك ثم الوصول إلى الاستنتاج وإدارة العملية بناء على ذلك وهذه المهارة ضرورية للاجتماعات والمقابلات الرسمية ولفهم حاجات المراجعين


5- مهارة التفكير
- تدريب العاملين على أنماط التفكير العلمي الموضوعي
- استثارة التفكير لدى العاملين بالنسبة لكل ما يحيط بهم في العمل من مشكلات ومواقف واستدعاء مشاركتهم للتفكير بها وإيجاد الحلول المتناسبة معها
- عقد جلسات للتفكير المنطلق العاصف حيث يجتمع العاملون ليفكروا تفكيرا منطلقا بلا قيود أو حدود في حل مشكلة أو التعامل مع موقف ما في العمل
- تشجيع العاملين على أن يعرضوا فكرهم ورأيهم في نواحي النشاط اليومي الذي يقومون به وأن لا يكتفوا بعرض الحقائق والمعلومات فقط بل إعطاء وجهات نظرهم حولها

5- مهارة الحوار والإقناع
- التزام القول الحسن وتجنب الإساءة والتعسف في الحديث
- الالتزام بوقت محدد في المحاورة وعدم الاستئثار في الكلام والإطالة على حساب الآخرين مما يترك أثرا سلبيا لديهم
- حسن الاستماع وأدب الإنصات وتجنب المقاطعة
- تقدير الطرف الآخر واحترامه
- حصر الحوار والمناظرة في موضوع محدد
- الإخلاص للفكرة والمبدأ
- لا تتكلم بدون علم
- كن صادقا ولا تذكر شيئا كاذبا
- لا تتشبث برأي ثبت ضعفه ولا تكن مترددا
- ابتعد عن الأنانية والشخصنة والتحيز والتعصب في حوارك
- حافظ على أدبك ورباطة جأشك حتى لو كرر المقابل عملية استفزازك
- أبحث عن نقاط الالتقاء وحاول البناء عليها
- أنظر إلى كلام الآخر وتعرف على أسلوبه
- أدعم رأيك بأدلة علمية وعملية وأبحاث وإحصائيات
- لا تسب أو تشتم المناقش
- أبتعد عن المساس بعقائد وقيم ومثل الآخر
- فرق بالمناقشة بين الفكرة وصاحبها فلك أن تناقش الفكرة وتضربها وتثبت فسادها ولكن لا تتعرض لشخصية صاحبها
- تعود أن لا تناقش للرد عن ذاتك
- أشكر محاورك إذا حصلت منه على فكرة أو معلومة أو مهارة أو خبرة جديدة
- أذكر اسم محاورك بين الحين والآخر وبصيغة التقدير
- لا تتكلم مع محاورك من علياء أو من برج عاج ٍ


وصايا لتحسين اتصالك مع رئيسك
- بادره بالابتسامة
- أظهر الود والاحترام له
- لا ترفع الكلفة بينكما تماما وأرفع من شأنه
- أحسن الاستماع والإصغاء له
- تواجد في مقر عملك مبكرا
- اطرح الأسئلة للتأكد من أنك فهمت ما سمعت فهما صحيحا
- ناقش بدون انفعال
- تذكر بأن وقت رئيسك هو أثمن ما لديه ( اختيار المهم والدخول في الموضوع مباشرة )
- أعرف نمط شخصية رئيسك معرفة جيدة فان المعرفة بحد ذاتها قوة
- التزم بالوقت المحدد لإنجاز ما هو مطلوب منك من أعمال
- قدم المبادرات المثمرة والمؤثرة في مؤسستك

يتبع البحث الآخر..

وهذا بحث اخر البحث الثاني

الاتصال الإداري
تعتبر الاتصالات الإدارية من الأمور الهامة لأي مؤسسة و لا يمكن نقل وتمرير التعليمات والتوجيهات إلى العاملين في تلك المؤسسة إلا من خلال وجود شبكة اتصالات منظمة تخدم هذا الجانب. إن وجود مثل هذه الشبكة الفعالة والمنظمة يساعد العاملين في تلك المؤسسة من فهم واستيعاب جميع الحقوق والواجبات والأدوار المناطة بهم مما يزيد من إنتاجية وفاعلية هذه المؤسسة. الاتصالات الفعالة كذلك تلعب أدوارا مهمة ومؤثرة في عملية التغذية الراجعة وتعطي صورة واضحة وشاملة عن مدى تحقيق الأهداف المرجوة ولما لهذه الاتصالات من أهمية بالغة في حياتنا اليومية ، فقد ارتأيت تناول هذا الموضوع والبحث في جنباته عن كل ما هو مفيد ويخدم القارئ بصورة مباشرة علي أستطيع توضيح مفهوم الاتصالات وأهميته وأهدافه وأشكاله ومعوقاته ، كما أنني وفي ختام بحثي هذا سوف أسلط بعضا من الضوء على مشروع البوابة التعليمية الذي تطبقه وزارة التربية والتعليم كوسيلة من وسائل الاتصال الفعال، وأتمنى أن يجد الجميع الفائدة في بحثي هذا.


مفهوم الاتصال:
الاتصال هو وسيلة لنقل المعلومات والقيم والاتجاهات وعن طريقه يتم إحداث التفاعل بين الأفراد في صورة متبادلة من الجانبين لا من جانب واحد وقد بلغت تعريفات الاتصال خمسة عشر تعريفا ، وقدم فرانك دانس دراسة توصلت الى ان هناك أربعة جوانب تدور حولها هذه التعريفات حيث ركز الاول على الحانب العملي للاتصال من حيث نقل الأفكار والمعلومات وركز الثاني على انه عملية فهم اما الثالث فهو التاثير في سلوك الاخرين وركز الرابع على انه تفاعل بين شخص واخر ( حسن، 2004).
وهو الاحتكاك المباشر بين المدرسة والمجتمع المحلي يقوم من خلاله المدير بانتاج وتجميع البيانات اللازمة لاستمرار العملية الادارية حسب الوجهة المطلوبة( القرعان، حراحشة 2004)

أهمية الاتصال:
تعتبر عملية الاتصال من المكونات الرئيسية للعملية الإدارية وقد تؤدي الاتصالات عدة وظائف تتعلق بجمع المعلومات لاتخاذ القرارات ثم اتخاذ القرارات ومحاولة تغيير الاتجاهات، كذلك تمكن الاتصالات الفعالة الرؤساء والمشرفين من ممارسة وظائفهم في التوجيه والتدريب بشكل فعال ويمكن تشبيه عملية الاتصالات بالأعصاب في الجسم التي تتولى نقل الأوامر من والى الدماغ وأي خلل في عملية الاتصال يعني شلل في الإدارة ، ولا يمكننا تصور وجود أي تنظيم دون نظام فعال للاتصالات فالاتصالات جزء أساسي من كافة الخطوات الإدارية من تخطيط وتوجيه وتنظيم ( القرعان و حراحشة، 2004) ويمكن تلخيص اهمية الاتصال الاداري من خلال النقاط التالية:
1- تفسير مكونات العملية التخطيطية
2- حل مشاكل العمل والعاملين
3- تقوية التفاهم وتبادل المعلومات
4- يساهم في عملية الرقابة
5- إحداث التقارب
5. إحداث التقارب بين الإجراءات والعاملين.



عناصر عملية الاتصال:
1- المرسل : تبدا أي عملية اتصال بمرسل او مصدر للمعلومات لديه فكرة او راي يرسلها الى طرف اخر بهدف اثارة سلوك والحصول على استجابة
2- المستقبل: وهو الطرف الاخر في عملية الاتصال وتتوقف مدى فاعلية الاتصال على مدى استقباله للرسالة وعلى الاستجابة
3- الرسالة : هي عبارة عن المعلومات التي ترسل من المرسل الى المستقبل بهدف التأثير في سلوكه ووضوح الرسالة له اثر في تسهيل الاتصال ولكل رسالة جانبان الاول له علاقة بالمضمون وهو يشير الى المعلومات والحائق والثاني يشير الى الرموز التي تستخدمها الرسالة
4- قناة الاتصال: هي الوسيلة التي يلجا اليها المرسل لنقل الرسالة وهناك عدة قنوات للاتصال:
أ- القناة اللفظية( مثل الاجتماعات او المقابلات الشخصية)
ب- القناة الكتابية( النشرات ، التقارير)
ج- القناة التقنية( التلفزيون، الراديو، التلغراف)
د- القناة التصويرية( الملصقات، الاعلانات)
هـ- قناة الانترنت وهي احدث واسرع قناة للاتصال( حسن ،2004)

5-التغذية الراجعة:هي عملية تبين جدوى التعليمات ومدى نجاحها في تحقيق الأهداف وتختلف طرقها باختلاف قناة الاتصال وتشمل البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة ويتم البحث عن الجوانب السلبية وتصويبها وتعزيز الجوانب الايجابية (القرعان وحراحشة، 2004)


أهداف الاتصال:
1. تسهيل عمليات اتخاذ القرارات على المستويين التخطيطي والتنفيذي
2. تمكين المعلمين وجميع العاملين في المدرسة من التعرف على المسؤوليات الموكلة لهم
3. تعريف المعلمين بالتعليمات المتعلقة بأصول تنفيذ الاعمال ودواعي تأجيلها او تعديل خطط التنفيذ
4. التعرف على مدى تنفيذ الإعمال والمعوقات التي تواجهها وسبل علاجها
5. إيجاد نوع من التعاون بين المدرسة المجتمع (القرعان وحراحشة، 2004)



محددات الاتصال الاداري:
1- الاطار التقني
يتحدد الاطار التقني بالاساليب المستخدمة في الاتصال، فقد أثرت وسائل الاتصال الحديثة ايجابا على سهولة وسرعة الاتصالات

2- الاطار النفسي والاجتماعي
يتمثل هذا الاطار بعمليات الادراك والتفاعلات المختلفة بين اطراف عمليات الاتصال ، حيث ان اختلاف مستويات الادراك يؤدي الى اختلاف في تفسير التعليمات

3- الاطار التنظيمي
يتحدد الإطار التنظيمي بالتنظيم الإداري، فالمركزية تؤدي الى بطء عملية الاتصالات بينما اللامركزية يمكن ان تساعد في تسهيل عملية الاتصالات بما تتضمنه من تفويض بعض الصلاحيات للمرؤوسين دون الرجوع للمركز


4- الاطار الثقافي
يتمثل الاطار الثقافي بمجموعة القيم والعادات والمعايير الاجتماعية والتي تتحدد من خلال التنشئة الاجتماعية التي تقوم بها مؤسسات مختلفة مثل الاسرة والمدرسة .......الخ اذ تتشكل شخصية الانسان من خلال القيم التي تغرسها فيه تلك المؤسسات وهذا ينعكس على التقنيات المستعملة في الاتصالات وعلى مدارك الافراد وانماط التنظيم التي يختارها(القرعان وحراحشة، 2004)


إشكال الاتصالات:
أ‌- الاتصالات النازلة:
ياخذ هذا النوع من الاتصالات صورتين، الاولى من اعلى الى اسفل من المدير الى المرؤوسين ، اما الثانية فتاخذ شكل الدائرة التي يتوسطها المدير ويعتبر مركز اتخاذ القرار لكونه يسيطر على كافة قنوات المعلومات الصادرة منه واليه فهو محور كل اتصال.

وتعتبر الاتصالات النازلة احد الوظائف المهمة للمديرين اذ بدونها لا يستطيع
العاملين معرفة الاصول الصحيحة لاداء العمل ويشمل هذا النمط التواصلي على

1. تعليمات وتوجيهات تتصل بالعمل
2. معلومات تتصل بممارسة العمل
3. التغذية الراجعة الى المرؤوسين حول تقاريرهم وادائهم
4. المعلومات التي تتعلق بسياسة المؤسسة

ويجب أن لا تقتصر الاتصالات على الأوامر والتوجيهات ونواحي النقد بل يجب أن تشمل نواحي التقدير والإعجاب لان هذا يثير في العاملين الحماس والنشاط


ب‌- الاتصالات الصاعدة
يتمثل هذا النوع من الاتصالات بالمعلومات التي ينقلها الموظفون في المستويات الدنيا الى القيادات الإدارية في المستويات العليا لتوضيح أفكارهم ومشاكلهم بشكل يتيح لهذه القيادات اتخاذ القرارات والتوجيهات المناسبة(القرعان وحراحشة، 2004)


ج- الاتصالات الافقية:
هو الاتصال الذي يحدث بين افراد المؤسسة ممن هم على نفس المستوى التنظيمي ، ويوفر هذا النمط من الاتصال مشقة التواصل عبر التسلسل الهرمي الذي تنتابه احيانا بعض التعقيدات.وهو ضروري لتخفيف التوتر الذي قد ينشا من قنوات التواصل الراسي ، وتزداد الحاجة للتواصل الافقي بازدياد تماسك المؤسسة وازدياد التعاون والتنسيق بين العاملين وهو يتيح الفرصة لتبادل المعلومات واثرائها .والاتصال الافقي له عدة وظائف:

1. التنسيق بين الافراد والاقسام المختلفة وتبادل المعلومات
2. حل المشكلات من خلال التواصل المباشر بين المرؤسين دون الحاجة لتدخل المستويات القيادية العليا
3. توفير المناخ النفسي الذي ينتج عن طريق التواصل بين المرؤسين(حسن،2004)

د- الاتصالات الشبكية
يتم هذا النمط من الاتصالات في كل الاتجاهات من الرئيس الى المرؤسين ومن المرؤوسين الى الرؤساء ، وما بين رؤساء الاقسام وبينهم وبين المستويات ما دونهم وفوقهم (القرعان وحراحشة، 2004)

ولهذا الاتصال عددا من الاهداف:
1- اشباع الحاجة الى العلاقات الشخصية من غير العاملين في نفس المستوى التنظيمي
2- التغلب على الملل والروتين التي تنشأ عن انماط التواصل الرسمي
3- محاولة التاثير في سلوك الاخرين
4- توفير مصادر للمعلومات لا توفره قنوات التواصل الرسمي

يحدث التواصل الغير رسمي في كل الاوقات ويتناول شتى الموضوعات سواء المتعلقة بالعمل ام بالجوانب الشخصية ومن القنوات المستخدمة في هذا الاتصال الهاتف واللقاءات الجانبية والزيارات الشخصية التي يتبادلها العاملون في المؤسسة( حسن،2004)



وسائل الاتصال:
هناك عدة وسائل للاتصال في الادارة المدرسية:

أ‌- التقارير
تعتبر التقارير من الوسائط الهامة التي تقوم بدور كبير في نقل المعارف والأفكار الى المستويات الإدارية العليا ويجب ان تتوفر فيها عدة شروط:
1- ان تقتصر على المعلومات الضرورية التي يستفيد منها المرسل اليه
2- ان تتسم بالوضوح والبساطة
3- الدقة والموضوعية في استخدام الالفاظ
4- ان يكون التقرير معروضا بطريقة منظمة
5- ان يكون التقريرفي نقده ايجابيا بناءا وينبغي ان يشير التقرير الى العلاج والاصلاح وان يتضمن توصيات وان تكون اجرائية لا في صورة مباديء


ب‌- الاجتماعات المدرسية:
تلعب الاجتماعات دورا هاما في الادوار المدرسية، ويكون لهذه الاجتماعات اثرها الفعال اذا ما احسن تنظيمها وتوجيهها بحيث تؤدي الغرض منها وهي تتيح الفرصة للتفكير التعاوني البناء ووضع الخطط والبرامج وفيها ايضا فرصة لتعرف المدرسين على احوال المدرسة وما يجري فيها من امور وتهدف الى:
1. التركيز على الموضوعات التي تهم العاملين
2. ان يعد جدولا مسبقا ويشترك في اعداده اعضاء هيئة التدريس
3. ان يسود الاجتماع الجو الديمقراطي
4. ان يناسب زمان ومكان الاجتماع كل المدعويين
5. تسجيل وقائع الاجتماع بحيث يسهل الرجوع اليها
6. الابتعاد عن الاجتماعات اليومية حتى لا تصبح مملة
7. الابتعاد عن عقد الاجتماع في نهاية اليوم لان اعضاء هيئة التدريس يكونو متعبين فلا يستطيعون المناقشة
8. ان يكون رئيس الاجتماع خاليا من التكلف ويشجع الملاحظات ويشرك المعلمين الجدد بطريقة لبقة.

ج-المقابلات الشخصية:
هي وسيلة اتصال تحدث وجها لوجه يتم فيها تبادل الافكار ومناقشتها للوصول الى نتيجة ايجابية وتتم المقابلات الشخصية بين مدير المدرسة وبين رؤسائه في العمل وبينه وبين المدرسين والطلبة واولياء امورهم ولابد ان تتوافر فيها الشروط التالية:
1. ان يكون هدفها واضح
2. ان يحدد مسبقا زمنها ومدتها
3.ان تكون الثقة هي اصل المقابلة

د- الاعمال التطوعية :
تقوم المدرسة احيانا بالاتصال بالمجتمع المحلي من خلال مجموعة من الاعمال التي من شأنها خدمة البيئة المحلية وتوثيق الصلة ومن هذه الاعمال تشجير الحدائق وتنظيفها وجمع المعونات للطلبة الفقراء والاحتفال بالمناسبات الوطنية


و- المجالس المدرسية:
هي المجاس التي يشكلها مدير المدرسة والهدف منا تحقيق اهداف المدرسة ومن امثلتها مجلس المدرسة، مجلس معلمي المادة الواحدة، مجلس الانشطة التربوية، مجلس الاباء والمعلمين(القرعان وحراحشة، 2004)

خطوات الاتصال الفعال:

أ‌- اصدار التعليمات :
تتمثل الخطوة الاولى في عملية الاتصال بتحضير التعليمات اللازمة لحسن سير العمل وصياغتها بطريقة تمكن المعنيين من فهما بسهولة ويسر، ولابد من اشراك المعنيين في وضع التعليمات لان من المعروف في الدراسات النفسية ان الانسان يلتزم بتنفيذ ما يشارك في اعداده ، كذلك يجب ان يراعى في التعليمت امكانية التنفيذ

ب‌- ضمان وصول التعليمات في الوقت المناسب
يجب ان تصدر التعليمات في الوقت المناسب بحيث لا يتم إصدارها قبل اوبعد وقت طويل من الحاجة اليها

ج- التاكد من متابعة التنفيذ والتقويم
لابد من مراقبة المنفذين والتأكد من قيامهم بإعمالهم وفق التعليمات الموجهة اليهم ومعرفة اثار هذه التعليمات من الناحية الايجابية والسلبية وذلك لتدارك ما لم تشمله التعليمات(القرعان وحراحشة، 2004)


المهارات اللازمة لعملية الاتصال:
1- مهارة التحدث
وهي قدرة القائد على توصيل الأفكار بصورة مفهومة ويبتعد عن العصبية والتكرار

2- مهارة الكتابة
تساعد الكتابة القائد على توصيل التعليمات والافكار بطريقة مقروءة واضحة وذلك عن طريق النشرات والتعليمات المكتوبة

3- مهارة الاستماع:
تساعد هذه المهارة القائد على فهم الآخرين والانصات الجيد هو وسيلة فعالة يستوعب فيها القائد افكار الاخرين

4- مهارة القراءة:
الهدف من القراءة الوصول الى المعنى بسرعة والقائد الذي يفهم ما يقرا بسرعة يكون اكثر قدرة على التعلم والنمو

5- مهارة التفكير
يجب ان تتوفر هذه المهارة في القائد والتابعين ويختلف مستوى التفير على حسب موضوع الاتصال وقدرات المرسل والمستقبل(حسن،2004)

الوصايا العشر للاتصال الفعال
• على المدير اختيار افضل واسرع طرائق الاتصال
• يجب على المدير ان يكون على علم بالامور التي تجري في ادارته والا لن يكون قادر على شرح ظروف العمل الى مرؤوسيه ( فاقد الشيء لا يعطيه )
• ان نجاحك كقائد او مدير يعتمد بدرجة كبيرة على مدى الحرية التي يتحدث بها مرؤوسيك اليك
• ركز على تنمية موهبة الاستماع لديك وابتعد قدر الامكان عن الشرود وركز على ما يجري قوله لك
• لا تقاطع من يتحدث اليك بل دعه يكمل حديثه
• لا تحاول ان تقفز الى النتائج مباشرة
• تصرف بحكمة واضبط اعصابك اذا سمعت شيئا يغضبك
• عليك التاكد من وضوح افكارك قبل البدء بعملية الاتصال
• لا تقلل من اثر النواحي الشكلية مثل التعبير الصوت حركة اليدين ..
• اربط عملية الاتصال بامر له اهمية وقيمة لدى مستقبل الرسالة
• اجعل هدفك ان يكون مفهوما لدى الاخرين وكن مستمعا جيدا
• اطرح بعض الاسئلة فذلك يعطي بانك تقوم بمتابعة موضوع الحديث

لماذا تنحرف عملية الاتصال عن اهدافها؟
• بسبب الغموض بالرسالة
• بسبب الخطأ في ترجمة المحتويات
• بسبب مدى الثقة بناقل الاتصال

• بسبب التسرع في اصدار الاحكام المسبقة وعدم قراءة الرسالة بدقة وفهم وعناية


معوقات الاتصال الفعال:
1- المعوقات النفسية والاجتماعية
يختلف المعلمون في ميولهم لذا تفسير المعلم لاي رسالة يتوقف على حالته النفسية ، كذلك تلعب الدوافع لدى المعلمين دورا كبيرا في تفسير كل كلمة تصلهم من مدرائهم تفسيرات متفاوتة

2- المعوقات الناشئة عن طبيعة الادارة
تؤثر طبيعة الادارة على الاتصال من خلال:
أ‌- غموض الادوار في المدرسة وعدم تحديد الصلاحيات
ب‌- مركزية الادارة
ج- تعدد المستويات الادارية يؤدي الى زيادة المسافة بين القاعدة وقمة الهرم الاداري مما يؤدي الى ضياع كثير من المعلومات ويؤثر في صحتها

3- معوقات فنية
تتمثل في قصور ادوات الاتصال وعدم كفاءتها او عدم وضوح الاهداف والتعليمات وهذه اسهل علاجا من المعوقات الاخرى التي تتعلق بالبشر(القرعان وحراحشة، 2004)

4 - معوقات بيئية
درجة الحرارة و الإضاءة و سوء التهوية و وجود الضوضاء تساعد على إعاقة الاتصال الفعّال.


مقترحات لتحسين سلوك المرسل في الاتصال:
1- ان لا يفرض رايه انطلاقا من مركزه الوظيفي
2- ان يهتم المرسل بالتغذية الراجعة
3- ان يستخدم كلمات ذات معاني مشتركة مع الاخرين
4- ان يبتعد عن اسلوب التهديد( سلامة،2003)
5- تجزاة التعليمات على مراحل تتناسب ومتطلبات العمل
6- مراعاة المرسل لمستوى المرؤسين
7- انتقاء وسيلة الاتصال المناسبة (القرعان وحراحشة، 2004)

مقترحات لتحسين سلوك المستقبل
1- السعي على مساعدة المرسل في توضيح ما يعنيه
2- ان يبذل جهدا لفهم ما يصله
3- ان يستفسر عن ما يجده غامضا( سلامة، 2003)


نبذة عن البوابة التعليمية
بعد تدشين وزارة التربية والتعليم برنامج الإدارة المدرسية في مدارس السلطنة، استطاع البرنامج تحقيق الكثير من الأهداف المرجوة منه، ولكنه افتقد في نفس الوقت إلى نظام اتصال فعَّال يربط المدرسة بالمنطقة التعليمية والوزارة، وكذلك الاتصال بين المدرسة والمجتمع المحلي من جهة أخرى. وهذا بدوره قلل من إمكانية توظيف قواعد بيانات للمدارس من أجل خدمة التخطيط التربوي. وللتغلب على هذه المشكلة وغيرها من المشاكل الفنية، ظهرت الحاجة إلى تطبيق فكرة مشروع البوابة التعليمية.

ماهي البوابة التعليمية:
هي وسيلة للاتصال بين قواعد بيانات وزارة التربية والتعليم وبين جمهور الوزارة الذي ينتمي إليه، سواء كانوا من الهيئة الإدارية والتدريسية في كافة القطاعات كالوزارة والمنطقة التعليمية والمدرسة. أو بين الطالب وولي أمره وأعضاء من المجتمع المهتمين بهذا القطاع؛ بهدف تقديم خدمات إلكترونية إدارية كانت أو تعليمية ، حيث يمكن الدخول إلى هذه البوابة عن طريق واجهتين ، إما بواسطة المتصفح وهو موقع الوزارة الإلكتروني أو بواسطة الواجهة الصوتية وهي خطوط الهاتف.


كما أن مشروع البوابة التعليمية ليس مهماً فقط لوزارة التربية والتعليم، ولكنه يُشكل أحد الركائز المهمة التي ينطلق منها مستقبل هذا الوطن العزيز ، بحكم مسؤوليات الوزارة في إعداد الأجيال لتحمل أعباء المستقبل والمساهمة بفعالية في نهضته وتطوره.

أهداف المشروع:
من أهداف مشروع البوابة التعليمية أنه يربط المجتمع بأهداف وزارة التربية والتعليم ، حيث تهدف البوابة إلى ربط أكبر عدد ممكن من جمهور الوزارة بأهدافها ، من خلال تقديم خدمات إلكترونية وتحديث بياناتهم ، كما أن تعزيز الجودة في العملية التعليمية مهم ، وذلك عن طريق توفير تعليم جذاب تفاعلي باستخدام أدوات وتقنيات متطورة ومبتكرة ، وهذا بدوره سيؤدي إلى تحسين عمليات التقويم والتقييم وتطوير المناهج الدراسية وطرق التدريس وجودة التعليم أيضاً. كما يهدف المشروع إلى توفير التعليم خارج نطاق الحجرة الصفية ، عن طريق استخدام التقنيات الحديثة والتي تُشكل جزءً من البوابة التعليمية ، حيث نتمكن بذلك من تطبيق التعلم عن بعد Distance learning ، والتعلم الذاتي Self-paced learning، وتوفير غرف الدراسة المرئية Virtual classrooms والتعليم الجماعي( موقع البوابة التعليمية)



وفي الختام استعرض التوصيات التي قدمتها إحدى الباحثات العمانيات في دراستها عن الاتصال الإداري كأول دراسة عمانية في هذا المجال

1. الحد من الاعتماد على المركزية في عملية اتخاذ القرارات في الدوائر الحكومية ، ومشاركة المستويات التنفيذية في تلك العملية إلى جانب تفويض الإمضاء فقط.

2. تصميم برامج تدريبية لتطوير مهارات الاتصال لكافة العاملين ، وعلى مختلف مستوياتهم الإدارية ، والتركيز على جوانب المهارات المهمة كمهارة التحدث ، والإصغاء إلى الآخرين ، ومهارة الكتابة ، ومهارة التفكير وغيرها من متطلبات الاتصال الفعال.

3. تعزيز العلاقات الاجتماعية بين الإدارة والعاملين ، من خلال الأنشطة الاجتماعية ، كالحفلات الترفيهية التي تجمع الأفراد على التآلف ، والتعاون البناء ، وتوطيد العلاقات بينهم.

4. منع تداخل الاختصاصات بين الأفراد من خلال الوصف الوظيفي وتحديد خطوط السلطة ، وتزويد الأفراد بالأدلة الإرشادية التي توضح اختصاصات الموظف ، والمهام الموكلة إليه ، لضمان عدم تجاوز الصلاحيات ، ومراعاة أن تكون القواعد واللوائح واضحة ومحددة للجميع ، وإعلام الموظفين بكل ما يجري على هذه اللوائح من تعديلات.

5. توفير بيئة عمل مناسبة لممارسة الاتصال الفعال من خلال تحسين مكن العمل ، وتوسيع المسافة بين مكاتب الموظفين ، وتوفير التهوية الجيدة ، وتقليل قدر الإمكان من المؤثرات المادية والفنية الأخرى التي قد تشوش على الاتصال وتقلل من كفاءته كالفوضى والضوضاء.

6. توفير وسائل الاتصال الحديثة للعاملين لمواكبة التغيير والتطور والتي تزيد من كفاءة وفاعلية الاتصال مثل الحاسب الآلي ، وتفعيل شبكة المعلومات الداخلية (الانترانت) ، وتعميم خدمة (الإنترنت) في كافة الأجهزة الحكومية وإتاحة الفرصة للمستويات التنفيذية للاستفادة من هذه الخدمة بما يخدم مصلحة العمل ، وعدم اقتصارها على المستويات العليا فقط.


كما أفضى البحث إلى عدد من المقترحات بهدف وضع الحلول للمعوقات التي أجواء من الصراحة والانفتاح ، وتعزيز ثقة الإدارة في الموظفين على اختلاف مستوياتهم التنظيمية ، ومعاملة الأفراد بصورة عادلة ، وعدم محاباة أشخاص دون الآخرين ، الاهتمام بالتغذية الراجعة للتأكد من أن الأهداف والتعليمات واضحة للعاملين




المراجع:
1- القرعان، احمد خليل و حراحشة، ابراهيم محمد علي (2004). الادارة المدرسية الحديثة ، الطبعة الاولى ، دار الاسراء للنشر، عمان .
2- حسن، ماهر محمد (2003). القيادة اساسيات ونظريات ومفاهيم ، دار الكندي ، الاردن،
3- سلامة، ياسر خالد (2003). الادارة المدرسية الحديثة مهاراتها ومعاييرها،الطبعة الاولى ، دار عالم الثقافة
4- www.islam.gov
www.ipa.gov.om/adinfo/messge/42.doc -5
www.rezgar.com -6
ar.wikipedia.org -7

تم وبحمد الله ..
منقول بتصرف..

لك كل الشكر اخوي ستار برايت كفيت ووفيت دمت مبدعا لك كل الود والاحترام

تسلم اخوي الغالي

الف شكر لك على هذا البحث الوافي الكافي